Coronapandemin ledde till att vi på IT-Total stängde ner kontoret i Solna för de allra flesta anställda i december 2020. Efter en tid förstod man att alla anställda inte mådde helt bra av att endast arbeta hemifrån, de saknade mänskliga kontakter och variation i sitt liv. Vi ville därför öka det psykiska väl måendet hos våra medarbetare genom att möjliggöra arbete från kontoret på ett tryggt och säkert sätt genom en intern lösning för säkrare smittspårning.
Eftersom vårt kontor är uppdelat i olika säkerhetszoner, dit ett begränsat antal personer har behörighet så bedömde vi att det fanns en möjlighet att göra detta genom att nyttja våra zoner. Kontoret har fem zoner. Zon fem är den offentliga zonen för besökare och gäster, dit alla anställda har behörighet och zon ett är den högsta säkerhetszonen, dit ytterst få medarbetare har behörighet. Zonernas behörigheter har sin utgångspunkt i olika säkerhetsklasser, men vi insåg att detta även kunde hjälpa oss i arbetet att dela in kontoret för att göra det så smittskyddssäkert som möjligt.
För att kunna säkerställa tryggheten för våra medarbetare, så att inte allt för många medarbetare kom in lokalerna samtidigt och att även kunna smittspåra om någon insjuknade i anslutning till kontoret, så var vi tvungna att införa någon form av kontroll. Det visade sig att Ali Al Baka hos oss hade byggt en liknande lösning till en av våra kunder som vi kunde ta hjälp av. Han fick då uppdraget att bygga en intern lösning för oss på IT-Total, vår Back2Office app.
Det vi ville säkerställa när vi byggde Back2Office var först och främst att det fanns ett begränsat antal platser på kontoret, så att medarbetare inte behövde sitta nära varandra. Vi kalkylerade därför varje zon utifrån yta och begränsade antalet som fick boka in sig där. Därefter var det väldigt viktigt att kunna få ut listor på vem som befunnit sig på kontoret en viss dag, för att kunna bidra i smittspårningen och även hindra eventuell smittspridning.
När vi lanserade Back2Office var det mycket uppskattat av medarbetarna i organisationen. De hade möjlighet att komma in till kontoret men på ett tryggt och kontrollerat sätt. Nedan kan du läsa mer om hur appen är utformad då vi har intervjuat Ali som var med i projektet och tog fram appen Back2office.
Vad har du för roll på IT-Total?
Min roll på IT-Total är Infrastructure Consultant.
Hur är appen byggd?
Appen är byggd på Microsoft’s Power Platform. Själva appen är byggd i Power Apps, logiken är byggd i Power Automate, användarrapporterad information finns i Sharepoint och HR/Manager uppföljnings rapport är byggd i Power BI. Behörighet strukturen finns i Azure AD samt Microsoft 365.
Vilka möjligheter har man i appen?
Man kan dela var man arbetar ifrån, hemma eller på kontoret på ett bestämt datum. Man kan även se hur många lediga platser som finns i en specifik våning eller del av kontoret, läsa tips från HR, länkar till andra viktiga webbplatser, kontaktuppgifter till HR och skicka in feedback till HR.
Vad tyckte du om projektet?
Jag tror att projektet är viktigt för alla organisationer som vill börja öppna sitt kontor efter pandemin. Att bygga något som hjälper organisationen och att hålla ens kollegor och sig själv trygg är något som jag tycker är jätteviktigt.
Vad skulle du säga till en person som funderar på att söka in till IT-Total?
Det finns många möjligheter att arbeta med olika lösningar och projekt, allt från Nätverk, Infrastruktur, Security och Cloud.
Just nu ser vi ett behov av att utöka vår organisation – det innebär att det kanske finns möjlighet även för dig att jobba hos oss!
Är du intresserad i en liknande lösning?
För mer information kontakta:
Mats Grewe, Consultant Manager, IT-Total.
mats.grewe@it-total.se, +46 76-881 01 63